Registrar una venta
Una venta le quita a la bodega lo que usted entrega, anota cómo pagó el cliente y, si quedó debiendo algo, deja esa deuda en Cuentas por cobrar. Se registra en una sola pantalla, Nueva venta.
Quién lo hace
| Quiere… | Necesita el permiso |
|---|---|
| Registrar una venta | Registrar ventas (POS) |
| Ver la columna Descuento y dar un descuento por línea | Aplicar descuento por línea al capturar una venta (Ventas core) |
| Apagar o encender la facturación electrónica de una venta | Cambiar si una venta se factura por FEL (fuera del modo por defecto) |
| Autorizar una venta que lo requiere (con su usuario y PIN) | Autorizar overrides con PIN (supervisor) |
Si le falta el permiso de registrar, el menú Ventas no le muestra + Nueva venta y, si abre la pantalla por su dirección, el sistema le muestra una página sencilla que dice 403 Forbidden. El rol de ejemplo Vendedor puede registrar ventas; el Encargado de bodega y el Encargado de compras no ven el menú Ventas.
Antes de empezar
- Los productos deben tener su precio de venta. Ese precio ya incluye el IVA: lo que usted ve y escribe en la venta es lo que paga el cliente.
- Cada persona vende solo en las ubicaciones que tiene asignadas.
- Para vender a crédito necesita un cliente con crédito disponible (vea Clientes).
- Conviene saber si su empresa tiene encendido Exigir stock disponible al vender en Configuración del negocio: decide si se puede vender más de lo que hay.
Paso a paso
1. Abrir la pantalla
Entre a Ventas → Ventas y presione + Nueva venta.
2. Elegir al cliente (opcional)
Sin cliente, la venta es a Público general. Para elegir uno, presione Buscar / crear. Se abre la ventana Cliente: escriba el NIT, el teléfono o el nombre (desde dos letras) y presione al cliente en la lista. Usar Consumidor Final vuelve a «Público general». Si no hay resultados, la misma ventana le deja crear al cliente en el momento con su NIT y su nombre, con Crear cliente.
La ✕ junto al cliente lo quita. Necesita un cliente para vender a crédito o para usar un anticipo.
3. Revisar la ubicación y la fecha
Ubicación viene con la que usted tiene activa, no necesariamente la que usa para vender: revísela antes de agregar productos, porque de ahí sale la mercadería. Si usted tiene una sola, aparece fija. Fecha viene con la de hoy y puede cambiarla.
En Nota (opcional) puede anotar lo que haga falta, por ejemplo Cliente solicitó entrega antes de las 5pm. La nota queda visible en el detalle de la venta y, si la venta se factura, se incluye como «Observaciones» en la factura electrónica.
4. Agregar los productos
Escanee el código de barras o escriba el nombre o el SKU y presione Enter. También puede buscar con Ver catálogo. Cada producto es una línea, con estas columnas:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Producto | El nombre y el SKU. |
| Presentación | La presentación que se vende (solo si su empresa vende en presentaciones). |
| Cantidad | Cuántas unidades. Si escanea el mismo producto otra vez, sube de uno en uno. |
| Disponible | Lo que hay en la ubicación, en la unidad base. |
| Precio | El precio unitario, con IVA. Se puede corregir. |
| Descuento | Un descuento en quetzales para esa línea. Solo aparece si usted tiene el permiso. |
| Subtotal | Cantidad por precio, menos el descuento. |
Para quitar una línea, presione la ✕. Un producto de servicio que permite cambiar su descripción muestra un campo Detalle del servicio (opcional), para describir el trabajo realizado.
Si pide más de lo que hay, la fila se pinta de rojo y debajo de Disponible aparece stock insuficiente. Qué pasa al guardar depende de la opción Exigir stock disponible al vender:
| Con la opción… | Qué pasa |
|---|---|
| Encendida | El producto sin existencia no se agrega (verá Sin stock disponible para «…» en esta ubicación — no se agregó.) y la venta no se guarda si una línea pide más de lo que hay. |
| Apagada | La venta se guarda igual y la existencia queda en negativo. Abajo, junto al total, el sistema lo recuerda: (stock no estricto: se permite vender con faltante). |
5. Entrega a domicilio, si su empresa la usa
Si su empresa encendió Reparto a domicilio en Configuración del negocio, aparece la tarjeta Entrega a domicilio. Encienda el interruptor y llene Nombre de quien recibe, Teléfono y Dirección de entrega (los tres son obligatorios). Indicaciones para entregar y Mensajero son opcionales: la lista de mensajeros trae a las personas con permiso de reparto y la opción Sin asignar.
6. Facturar (FEL), si su empresa factura electrónicamente
Si su empresa tiene conexión con un certificador, aparece la tarjeta Facturar (FEL). Cómo funciona se explica en Facturación electrónica (FEL).
7. Cobrar
La tarjeta Pagos muestra el Total, lo Pagado y el Saldo pendiente, y una etiqueta: Pagada, Pago parcial o A crédito.
Según cómo pague el cliente:
| Cómo paga | Qué hacer |
|---|---|
| Al contado, en efectivo | Nada: si no captura ningún pago ni marca crédito, el sistema registra un pago en efectivo por el total. Lo dice debajo: Sin pagos capturados: se registra un pago en efectivo por el total al guardar. |
| Con otro método | Elija el Método (Efectivo, Transferencia, Cheque o Tarjeta), anote el Monto, la Cuenta (opcional) y la Referencia (opcional) (por ejemplo, el banco y la boleta) y presione + Agregar pago. El botón = saldo pone en el monto lo que falta. |
| Pagos mixtos | Agregue un pago por cada método. Los pagos se acumulan en una lista y cada uno se puede quitar con su ✕. |
| A crédito, completo | Encienda Venta a crédito (requiere cliente seleccionado) y no agregue pagos. Debajo verá Sin pagos capturados: la venta queda a crédito por el total completo. |
| A crédito, con un pago parcial | Encienda Venta a crédito y agregue el pago que sí recibió. El resto queda como saldo. |
| Con un anticipo del cliente | Elija el método Anticipo aplicado, que solo aparece si el cliente tiene saldo a favor. Vea Anticipos de clientes. |
Sin Venta a crédito encendido, los pagos tienen que cubrir el total: un pago corto no se acepta.
El crédito tiene reglas. Solo se puede dar a un cliente identificado. Si el cliente tiene un Límite de crédito, la deuda que ya tiene más esta venta no puede pasarlo: con el límite en 0, el crédito está bloqueado; sin límite, no hay tope. Cuando la venta lo supera, el sistema pide un supervisor (vea abajo). El día de vencimiento se calcula a partir de hoy, con el plazo de pago del cliente.
8. Guardar
Presione Guardar venta. Verá un aviso verde, Venta #13 registrada (Q 148.00). (con el número y el total de su venta), y al lado Imprimir ticket. La pantalla queda vacía y lista para la siguiente venta: no vuelve a la lista.
Al guardar, la existencia de la ubicación baja, los pagos quedan registrados y, si la venta fue a crédito, la deuda aparece en Cuentas por cobrar. Para ver, cobrar o anular la venta, vaya a Consultar ventas y registrar abonos.
Cuando el sistema pide un supervisor
Si la venta pasa del límite de crédito del cliente, o si usted apaga una facturación electrónica que su empresa dejó bloqueada, el sistema abre una ventana de Se necesita autorización. Por ejemplo, Se requiere un supervisor porque esta venta supera el límite de crédito disponible del cliente. Un supervisor escribe su Usuario del supervisor y su PIN y presiona Autorizar. Si no son correctos, verá Autorización inválida: usuario, PIN o permiso incorrecto. y puede intentarlo de nuevo o presionar Cancelar.
Qué no puede hacer desde aquí
- Cambiar una venta ya guardada. No hay botón para editarla. Si se equivocó, anúlela y regístrela de nuevo.
- Vender a crédito a «Público general». Hace falta un cliente.
- Vender a crédito pasando el límite del cliente sin un supervisor.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
| Qué ve | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Escanea al menos un producto. | Intentó guardar sin ninguna línea. | Agregue al menos un producto. |
| Sin stock disponible para «…» en esta ubicación — no se agregó. | Exigir stock está encendido y no hay de ese producto en la ubicación elegida. | Revise la Ubicación (quizá viene otra) o consiga el producto con una compra o un traslado. |
| Stock insuficiente en la ubicación. Ajusta las cantidades o cambia la política de inventario. | Una línea pide más de lo que hay y Exigir stock está encendido. Nada se guarda. | Baje la cantidad hasta lo Disponible. La política solo la cambia quien administra la empresa. |
| El descuento de una línea no puede superar su propio subtotal. | El descuento es mayor que cantidad por precio. | Corrija el descuento. |
| El monto debe ser mayor a cero. | Intentó agregar un pago de Q 0.00. | Escriba el monto. |
| Los pagos no cubren el total. Marca “Venta a crédito” o completa el monto. | Hay pagos, pero suman menos que el total y no marcó crédito. | Complete el pago o encienda Venta a crédito. |
| La suma de los pagos (Q9,999.00) no puede exceder el total de la venta (Q5.00). | Los pagos suman más que el total. | Baje el monto. |
| No se puede vender a crédito a Consumidor Final: selecciona un cliente. | Encendió crédito sin cliente. | Elija un cliente con Buscar / crear. |
| El crédito de este cliente está bloqueado. | Su Límite de crédito es 0. | Cobre la venta, o pida al administrador que le asigne un límite. |
| El anticipo aplicado (Q400.00) excede el saldo disponible del cliente (Q300.00). | Usó más anticipo del que el cliente tiene. | Baje el monto del anticipo y cobre el resto con otro método. |
| Para una entrega a domicilio hace falta el nombre de quien recibe. (y lo mismo con la dirección y el teléfono) | Encendió la entrega sin llenar un dato obligatorio. | Llene los tres datos o apague Entrega a domicilio. |
Siguiente paso
- Consultar ventas y registrar abonos: ver la venta que acaba de hacer y cobrar su saldo.
- Cotizaciones: preparar la propuesta antes de vender.
- Anular o eliminar una venta: deshacer una venta.