Anticipos de clientes

Un anticipo es dinero que un cliente le deja antes de que exista la venta: por ejemplo, para encargar un producto que usted tiene que pedir. Mientras no se use, ese dinero no es un ingreso, es del cliente. Cuando después se hace la venta, el anticipo se usa como forma de pago; si el pedido no se hace, se le devuelve.

No es lo mismo que un abono: el abono paga una deuda que ya existe, el anticipo se recibe antes de que haya una venta.

Quién lo hace

Si le falta el permiso, la opción Anticipos de clientes no aparece en el menú Ventas y, si abre la pantalla por su dirección, el sistema le muestra una página sencilla que dice 403 Forbidden. El rol de ejemplo Vendedor no la ve, pero sí puede usar un anticipo al vender.

Paso a paso

1. Ver los anticipos

Entre a Ventas → Anticipos de clientes.

Al abrir la pantalla solo se ven los anticipos con saldo disponible: el filtro Solo con saldo disponible viene encendido. Quítelo para ver también los que ya se usaron por completo. También puede filtrar por Cliente, buscar y exportar.

2. Registrar un anticipo

Presione + Nuevo anticipo.

1. En Cliente, elija al cliente (puede escribir para buscarlo).
2. Anote el Monto.
3. Elija el Método con el que pagó y la Fecha.
4. Ubicación (opcional): la sucursal donde lo recibió. Si su empresa tiene una sola, ya viene elegida.
5. Referencia (opcional): el banco y la boleta, por ejemplo.
6. Descripción — qué pidió el cliente (opcional), por ejemplo Pedido especial: 3 estufas de mesa. Es la mejor forma de acordarse después para qué fue el dinero.
7. Notas (opcional) para cualquier otra cosa.
8. Presione Registrar anticipo.

Si no eligió cliente o no puso monto, verá Selecciona un cliente. y Indica el monto del anticipo. Al guardar, verá Anticipo ANT-2026-000002 registrado. y el anticipo aparece de primero en la lista. Si el anticipo fue en efectivo y usted tiene un turno de caja abierto, el dinero se suma a su caja.

3. Usar el anticipo en una venta

Al registrar una venta a ese cliente, el sistema le avisa debajo de los pagos cuánto anticipo tiene disponible, y en Método aparece la opción Anticipo aplicado, que solo existe cuando el cliente elegido tiene saldo a favor.

1. Elija al cliente y agregue los productos.
2. En la tarjeta Pagos, elija Anticipo aplicado como Método y anote el Monto que se va a descontar del anticipo.
3. Presione + Agregar pago y, si queda algo por cobrar, agregue otro pago con otro método.
4. Guarde la venta.

El monto del anticipo no puede ser mayor al saldo que el cliente tiene: si se pasa, verá El anticipo aplicado (Q400.00) excede el saldo disponible del cliente (Q300.00). y la venta no se guarda. Si el cliente tiene varios anticipos, el sistema usa primero el más antiguo. Después de la venta, el Saldo disponible baja en lo que se usó.

4. Ver los movimientos de un anticipo

Presione Ver aplicaciones en la fila. La ventana Movimientos de ANT-2026-000002 muestra al Cliente, la Fecha, el Monto recibido, el Saldo disponible y, en Movimientos, cada vez que se usó (Aplicado a venta, con el número de la venta) o se devolvió (Reembolsado, con el método). Un anticipo sin uso dice Sin movimientos — el anticipo sigue completo.

5. Devolver un anticipo

Si el pedido no se hace, presione Reembolsar en la fila. Se abre Reembolsar anticipo ANT-2026-000002, con el Saldo disponible arriba.

1. En Monto a reembolsar, escriba cuánto devuelve (hasta el saldo disponible).
2. Elija el Método con el que se lo devuelve, y si quiere, la Referencia (opcional) y Notas (opcional).
3. Presione Registrar reembolso.

El saldo del anticipo baja en ese monto y el movimiento queda en Ver aplicaciones como Reembolsado.

Esta ventana no muestra avisos. Al presionar Registrar reembolso la ventana se cierra sola, sin ningún mensaje, y no avisa si algo salió mal (por ejemplo, si el monto era mayor al saldo: en ese caso no se devuelve nada). Después de reembolsar, revise el Saldo disponible en la lista.

Qué no puede hacer desde aquí

• Usar un anticipo de un cliente en la venta de otro, ni en una venta a Público general: hace falta un cliente.
• Editar o borrar un anticipo. Para corregirlo, reembolse el monto y registre uno nuevo.
• Usarlo en el punto de venta. Hoy el anticipo se aplica desde esta pantalla de Ventas.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Siguiente paso

• Registrar una venta: usar el anticipo al cobrar.
• Cuentas por cobrar: cobrar lo que un cliente todavía debe.