Registrar una compra

Aprenderá a anotar una compra: de quién es, a qué bodega entra, qué productos trae, si hubo un flete y cuánto se pagó. Al guardarla, la mercadería entra a la bodega en ese momento.

Quién lo hace

Si le falta el permiso de registrar, no verá el botón + Nueva compra, y si abre la pantalla por su dirección el sistema le muestra No tienes permisos para esta acción.

Si su empresa usa Compras avanzadas, el botón + Nueva compra pide en cambio el permiso Compra directa con módulo de aprobación activo (escape). Pregunte a su administrador si necesita ese acceso.

Antes de empezar

• El proveedor debe existir y estar Activo (vea Proveedores).
• Los productos que va a comprar deben existir (vea Productos). Si falta alguno, puede crearlo desde la misma compra (paso 4).
• Su usuario debe tener asignada la bodega a la que entra la mercadería (vea Usuarios).

Paso a paso

1. Abrir una compra nueva

Entre a Compras → Compras. La lista muestra las compras ya registradas, con su Fecha, Proveedor, Bodega (solo si usted trabaja con más de una), Comprobante, Origen (Directa, o el número de la orden de compra de la que viene) y Total. Presione + Nueva compra.

También puede entrar con el botón Nueva compra de Acciones rápidas, en Inicio.

2. Llenar el encabezado

3. Agregar los productos

En el cuadro Escanea un código (o teclea nombre/SKU) y presiona Enter:

1. Escanee el código de barras con el lector, o escriba el nombre o el SKU del producto.
2. Presione Enter. El producto se agrega como una línea.
3. En la línea, corrija la Cantidad y el Costo (el precio de compra de una unidad). El Subtotal se calcula solo.
4. Repita con cada producto. Si prefiere buscar entre todos los productos, use Ver catálogo.

La línea más reciente aparece arriba. El título Líneas capturadas (3) le dice cuántas lleva. Si la lista es larga, el sistema muestra las últimas y avisa cuántas más hay guardadas: por ejemplo, + 5 línea(s) más arriba (guardadas, no mostradas).

Para quitar una línea, presione la ✕ de su derecha.

Dependiendo de cómo esté configurado su negocio y el producto, la línea puede mostrar más datos:

• Presentación: si su empresa vende un producto en varias presentaciones (por ejemplo, Caja x24), la columna indica cuál se está comprando.
• Regalo: si su empresa activó Regalo del proveedor al comprar, escriba aquí las unidades que el proveedor regaló sin costo (por ejemplo, compró 10 y le regalaron 1). El sistema reparte el costo entre todas las unidades y lo muestra debajo del subtotal, como costo real: Q…/u. No lo calcule a mano.
• Lote / vencimiento: si el producto controla vencimiento, aparece una franja con Lote (opcional), Fabricación y Vencimiento.

4. Si el producto no existe

Presione El producto no existe — crearlo. Se abre la ventana Crear producto.

1. Escriba el Nombre (obligatorio).
2. SKU (opcional): en blanco, el sistema genera uno con el prefijo de su empresa.
3. Anote el Precio de compra (obligatorio) y el Precio de venta.
4. Si quiere, elija Categoría, Unidad y Marca.
5. Presione Crear y agregar. El producto queda creado en el catálogo y se agrega a la compra con cantidad 1 y su precio de compra como costo.

El sistema no revisa aquí que el precio de venta sea mayor al de compra: eso sí lo hace el formulario de Productos. Revíselo usted antes de crear. Presione Cancelar para cerrar la ventana sin crear nada.

5. Agregar un servicio (flete, instalación, honorarios)

Para un cobro que no es un producto, presione Agregar servicio (flete, instalación, honorarios).

1. En Descripción escriba, por ejemplo, Flete a bodega.
2. Anote la Cantidad y el Precio.
3. Presione Agregar servicio.

La línea se marca como SERVICIO. Cuenta en el total de la compra, pero no mueve ninguna existencia.

6. Registrar lo que ya pagó (opcional)

La tarjeta Pagos es opcional. Si no captura ningún pago, la compra queda A crédito y todo su total queda como saldo pendiente.

Para registrar un pago:

1. En Monto, escriba lo pagado. El botón = saldo pone el monto que falta.
2. En Método, elija cómo se pagó.
3. Si su empresa tiene cuentas financieras, elija la Cuenta (opcional).
4. En Referencia (opcional) puede anotar, por ejemplo, Banrural 1234568423.
5. Presione + Agregar pago.

Puede agregar varios pagos, de distinto método: por ejemplo, una parte en efectivo y otra por transferencia. La etiqueta de arriba cambia sola entre A crédito, Pago parcial y Pagada, y usted ve el Total, lo Pagado y el Saldo pendiente mientras captura.

Los métodos que ofrece el sistema son Efectivo, Transferencia, Cheque, Tarjeta y Anticipo aplicado. Este último es de las ventas a clientes (anticipos de clientes) y no tiene sentido en una compra: no lo use.

7. Guardar

Presione Guardar compra. El sistema abre el detalle de la compra, con su número de comprobante, las líneas, los pagos y el saldo. Normalmente verá arriba un aviso verde: Compra registrada correctamente. Si no lo ve, la compra se guardó igual: la encontrará en Compras → Compras.

Desde el detalle puede Vista previa (PDF), Descargar comprobante (PDF), registrar más pagos (vea Pagar a un proveedor) o, si se equivocó, anularla (vea Anular o eliminar una compra).

Si deja la compra a medias

Mientras captura, el navegador guarda un borrador. Si cierra la pestaña, se corta la luz o el navegador se recarga, al volver a abrir Nueva compra verá el aviso Recuperamos una compra sin guardar de tu última sesión. y sus líneas reaparecen. El borrador vive solo en ese navegador y en ese equipo, y se borra cuando guarda la compra.

Qué no puede hacer desde aquí

• Recibir una compra en partes. Una compra directa se da por recibida completa al guardarla. Las entregas parciales pertenecen a las órdenes de compra de Compras avanzadas.
• Devolver mercadería a un proveedor. No hay una pantalla de devolución: se registra como ajuste de inventario.
• Ver la referencia en la lista. La lista y el detalle muestran el número de comprobante del sistema, no la referencia que usted anotó.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Siguiente paso

• Pagar a un proveedor: registrar pagos sobre una compra que quedó con saldo.
• Cuentas por pagar: ver todo lo que debe.