Roles y permisos

Un rol es un conjunto de permisos: cada permiso es una cosa que se puede hacer, como Ver ventas (listado y detalle) o Registrar compra directa. En vez de dar permisos persona por persona, usted crea los roles una vez (Vendedor, Encargado de bodega…) y después le asigna a cada persona el que le corresponde.

Es lo que decide qué opciones aparecen en el menú de cada quien. Si quiere entender por qué una persona ve unas opciones y otra no, vea Por qué usted ve unas opciones y otras no.

Quién lo hace

Importante. Los permisos Gestionar roles y permisos y Gestionar usuarios y asignar roles abren las pantallas Roles y Usuarios del panel administrativo, y al panel solo entra el rol Admin. Darlos a otro rol no sirve de nada: esas personas no podrían entrar al panel.

Paso a paso

1. Ver los roles que existen

Entre a Panel admin → Empresa → Roles.

La lista muestra el nombre del Rol, si es un rol del Sistema (un candado) y cuántos Permisos tiene. En la empresa de ejemplo existen Admin y tres roles más: Vendedor, Encargado de bodega y Encargado de compras.

2. Crear un rol

1. Presione Crear Rol.
2. Escriba el Nombre del rol. El campo sugiere ejemplos: Cajero, Maestro de obra, Encargado de bodega. Es obligatorio.
3. Marque los permisos que tendrá el rol. Están agrupados en tarjetas por tema; cada tarjeta tiene un enlace Seleccionar todos que marca todos los permisos de ese tema.
4. Presione Crear. Verá el aviso Creado y el sistema regresa a la lista.

Las tarjetas que verá en una empresa sin módulos adicionales son Administración, Inventario, Compras y aprobaciones, Ventas, Punto de Venta (POS), Reportes, Suscripción, Entregas a domicilio, Gastos generales y Cotizaciones. Si su empresa tiene módulos (restaurante, proyectos, producción…), aparece una tarjeta más por cada uno.

Cada permiso se lee tal como se describe en pantalla. Por ejemplo, la tarjeta Inventario incluye Ver existencias por bodega, Transferir stock entre bodegas y Ajustar stock (merma, conteo, donación).

3. Un ejemplo: el rol Vendedor

El rol Vendedor de la empresa de ejemplo tiene solo cinco permisos:

• Ver existencias por bodega
• Ver ventas (listado y detalle)
• Registrar ventas (POS)
• Registrar abonos de ventas (cuentas por cobrar)
• Ver cotizaciones (listado y detalle)

Por eso una persona con ese rol ve solo Inicio, Inventario y Ventas en el menú.

4. Editar un rol

En la lista, presione Editar en la fila del rol, cambie el nombre o marque y desmarque permisos, y presione Guardar cambios. El cambio vale para todas las personas que tienen ese rol.

5. El rol Admin

El rol Admin no se puede cambiar. Al abrirlo con Editar solo se ve su nombre, y un aviso: El rol Admin es del sistema: no se renombra ni se editan sus permisos (siempre tiene todos). Tampoco tiene el botón Borrar.

6. Borrar un rol

En la lista, presione Borrar en la fila del rol y confirme. Verá el aviso Borrado.

Cuidado. El sistema le permite borrar un rol aunque tenga personas asignadas. Esas personas se quedan sin ese rol, es decir, sin ninguno de sus permisos, y no se les avisa. Antes de borrar un rol, asigne otro a quienes lo tienen (en Usuarios).

Qué no puede hacer desde aquí

• Asignar el rol a una persona. Eso se hace en el usuario (vea Usuarios).
• Dar un permiso de un módulo que su empresa no tiene. Los permisos de un módulo apagado no aparecen; si el módulo se activa más adelante, aparecen entonces.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Siguiente paso

• Usuarios: crear a las personas y asignarles su rol y sus sucursales.