Gastos generales

Un gasto general es un gasto del negocio que no es mercadería: la renta del local, la luz, el agua, el sueldo de una persona administrativa. Se registra parecido a una compra, pero sin productos ni bodega, y con un solo concepto.

Quién lo hace

Quiere…	Necesita el permiso
Ver la lista y el detalle de los gastos	Ver gastos generales (listado y detalle)
Registrar un gasto	Registrar gastos generales
Registrar un pago de un gasto	Registrar pagos de gastos generales
Anular un gasto	Anular gastos generales

Si le falta el permiso de ver, la opción no aparece en el menú Compras y, si abre la pantalla por su dirección, el sistema le muestra una página sencilla que dice 403 Forbidden.

Paso a paso

1. Abrir la lista

Entre a Compras → Gastos generales. La lista muestra la Fecha, el Folio (con la forma GA-2026-000001), el Beneficiario, la Categoría, la Sucursal (solo si usted trabaja con más de una; un gasto de todo el negocio dice Todo el negocio) y el Monto. Los gastos anulados llevan la etiqueta Anulada.

Lista de gastos generales con fecha, folio, beneficiario, categoría, sucursal y monto

Arriba puede buscar por beneficiario, filtrar por Fecha, por Categoría, y activar Incluir anuladas para ver también los anulados. El botón Exportar descarga la lista en Excel o PDF. Presione una fila para abrir su detalle.

2. Registrar un gasto

Presione + Nuevo gasto.

Formulario Nuevo gasto con beneficiario, categoría, fecha, monto, descripción y pagos

Campo	Qué anotar
Proveedor (opcional)	Si el gasto es con un proveedor que ya registró, elíjalo.
A quién se le paga	El nombre de quien cobra, por ejemplo EEGSA o arrendador. Solo se usa si no eligió un proveedor.
Categoría (opcional)	Solo ofrece las categorías creadas con el tipo Gasto (vea Categorías, marcas y unidades).
Sucursal (opcional)	Deje — Todo el negocio —, o elija a qué sucursal corresponde.
Fecha	Viene con la de hoy.
Monto	Cuánto cuesta el gasto.
Descripción	Para qué fue, por ejemplo Renta del local, septiembre 2026.
Proyecto (opcional) y Partida (opcional)	Solo si su empresa usa el módulo de proyectos.

En la tarjeta Pagos puede registrar, igual que en una compra, lo que ya se pagó: Monto, Método, Cuenta (opcional) y Referencia (opcional), y el botón + Agregar pago. Si no agrega ninguno, el sistema avisa Sin pagos capturados, el gasto queda a crédito. y todo el monto queda como saldo pendiente. Los métodos son los mismos que en las compras; no use Anticipo aplicado, que es de las ventas.

Presione Guardar gasto. Verá el detalle con el aviso Gasto registrado correctamente.

3. Ver y pagar un gasto

El detalle muestra el Beneficiario, la Categoría, la Sucursal, la Fecha, quién lo Registró y la Descripción, y la tarjeta Pagos con el Total, lo Pagado y el Saldo pendiente. La etiqueta del estado es Pendiente, Pago parcial o Pagado.

Detalle de un gasto con saldo pendiente y el botón Registrar pago

Mientras haya saldo, el botón Registrar pago abre el mismo formulario que en las compras: Monto, Método, Fecha, Cuenta (opcional) y Referencia (opcional). Presione Confirmar pago: verá Pago registrado. y el saldo baja. A diferencia de una compra, un gasto no pide documento de respaldo.

Los gastos con saldo también aparecen en Cuentas por pagar, con el tipo Gasto.

4. Anular un gasto

Si registró un gasto por error, ábralo y presione Anular gasto.

En Motivo (mínimo 5 caracteres) escriba por qué, por ejemplo error de captura, monto equivocado.
Presione Confirmar anulación.

Verá Gasto anulado. en la lista. El gasto queda registrado como anulado, con la fecha, quién lo anuló y el motivo; sus pagos se deshacen y deja de aparecer en Cuentas por pagar. Para verlo, active Incluir anuladas en la lista. A diferencia de anular una compra, anular un gasto no pide el PIN de un supervisor.

Qué no puede hacer desde aquí

Editar un gasto. Si se equivocó en el monto o en la descripción, anule el gasto y regístrelo de nuevo.
Ver los pagos de gastos en el Historial de pagos. Esa pantalla es solo de compras; los pagos de un gasto se ven en su detalle.
Eliminar un gasto sin dejar rastro. Solo se anula.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Qué ve	Por qué pasa	Qué hacer
Revisa los campos marcados. y, bajo los campos, Indica el proveedor o a quién se le paga., Indica el monto. y Describe el gasto.	Intentó guardar con el formulario vacío.	Llene los campos marcados.
Indica el proveedor o a quién se le paga.	No eligió proveedor ni escribió el beneficiario.	Elija un proveedor o escriba A quién se le paga.
La suma de los pagos (Q500.00) no puede exceder el monto del gasto (Q280.00). (con las cifras de su gasto)	Los pagos capturados suman más que el gasto.	Quite o baje un pago con la ✕.
El pago no puede exceder el saldo pendiente (Q280.00). (con el saldo de su gasto)	Al pagar un gasto, el monto es mayor que el saldo.	Escriba un monto igual o menor al saldo.
Indica el monto del pago.	Presionó Confirmar pago sin monto.	Escriba el monto.
validation.min.string bajo el motivo	El motivo de la anulación tiene menos de 5 caracteres. Es el aviso tal como lo muestra el sistema, en inglés y con aspecto técnico.	Escriba un motivo de 5 caracteres o más.

Siguiente paso

Cuentas por pagar: ver los gastos y compras con saldo.
Historial de precios: consultar a qué precio compró un producto.