Compras en EstranetGo
Esta sección explica cómo registrar lo que su empresa compra, cómo pagarlo (de una vez o en partes), cómo saber cuánto se debe a cada proveedor y cómo registrar los gastos que no son mercadería, como la renta o la luz. Todo lo que aquí se describe está incluido en todos los planes.
Cada vez que registra una compra, las existencias de la bodega aumentan en ese momento (en los productos que controlan inventario). Por eso conviene tener listos sus productos, sus proveedores y sus bodegas antes de empezar (vea más abajo).
Las tareas de esta sección
| Tarea | Para qué sirve |
|---|---|
| Registrar una compra | Anotar lo que le compró a un proveedor: productos, servicios como el flete, y lo que ya pagó. |
| Pagar a un proveedor | Registrar un pago, completo o parcial, sobre una compra que quedó con saldo. |
| Cuentas por pagar | Ver cuánto debe en total y a quién. |
| Historial de pagos | Ver todos los pagos que ha hecho a sus proveedores. |
| Gastos generales | Registrar renta, luz, agua y otros gastos que no son mercadería. |
| Historial de precios | Ver cuánto pagó por un producto en cada compra. |
| Anular o eliminar una compra | Deshacer una compra capturada por error. |
Qué debe estar preparado
Lo prepara quien administra EstranetGo en su empresa, en el panel administrativo (vea Cómo preparar su empresa en EstranetGo):
- Proveedores activos. Solo los proveedores con el estado Activo aparecen al registrar una compra.
- Productos que controlan inventario. Si no existe uno, se puede crear desde la propia compra.
- Ubicaciones: cada compra entra a una bodega, y cada persona solo ve las que tiene asignadas.
- Cuentas financieras (opcional): para indicar con qué cuenta se hizo cada pago.
- En Configuración del negocio: el ajuste Regalo del proveedor al comprar, que muestra el campo Regalo en cada línea, y la Bodega central, si su empresa quiere que solo una bodega pueda comprar.
Quién puede hacer qué
Cada acción la habilita un permiso del rol de la persona. En Panel admin → Empresa → Roles los permisos aparecen con estas descripciones:
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Ver compras (listado y comprobante) | Abrir Compras → Compras, ver cada compra y su comprobante. |
| Registrar compra directa | El botón + Nueva compra. |
| Registrar pagos de compras (cuentas por pagar) | El botón Registrar pago en una compra. |
| Ver el reporte de cuentas por pagar | Cuentas por pagar e Historial de pagos. |
| Ver el historial de precios por producto | Historial de precios. |
| Anular compras (revierte stock y pagos) | El botón Anular compra. |
| Eliminar compras recién capturadas sin pagos ni stock movido | El botón Eliminar. |
| Ver gastos generales (listado y detalle) | Gastos generales. |
| Registrar gastos generales | El botón + Nuevo gasto. |
| Registrar pagos de gastos generales | El botón Registrar pago en un gasto. |
| Anular gastos generales | El botón Anular gasto. |
| Autorizar overrides con PIN (supervisor) | Ser la persona que autoriza, con su PIN, la anulación de una compra. |
Si su empresa usa Compras avanzadas (solicitudes y órdenes de compra), el botón + Nueva compra pide en cambio el permiso Compra directa con módulo de aprobación activo (escape), que normalmente solo se da a quien puede saltarse esa cadena.
Quien no tiene un permiso no ve el botón o la opción del menú. Si abre la dirección de una pantalla sin tener acceso, el sistema le muestra No tienes permisos para esta acción (o, en Gastos generales, una página sencilla que dice 403 Forbidden). Para entender por qué dos personas ven menús distintos, vea Por qué usted ve unas opciones y otras no.
Lo que conviene saber
- Una compra directa se da por recibida al guardarla. La mercadería entra a la bodega en ese momento; no hay un paso aparte de «recibir».
- Los pagos se registran dentro de cada compra. La pantalla Cuentas por pagar muestra lo que se debe, pero el pago se anota abriendo la compra.
- Anular una compra devuelve el stock. Solo se puede si esa mercadería sigue en la bodega (vea Anular o eliminar una compra). Una devolución al proveedor no existe como tal: el propio sistema indica registrarla como ajuste de inventario.
Lo que esta sección todavía no explica
- Solicitudes de compra, cotizaciones de proveedores y órdenes de compra (Compras avanzadas).
- Facturas de compra (archivo digital de las facturas de los proveedores).
Glosario
Compra directa. Una compra registrada por una persona al momento de comprar, sin solicitud ni orden previas.
A crédito. Una compra que se guardó sin pagos: queda con todo su saldo pendiente.
Saldo pendiente. Lo que todavía se debe de una compra o de un gasto: el total menos lo pagado.
Comprobante. El número que el sistema asigna a cada compra, con la forma CP-2026-000001. Es el que verá en las listas.
Gasto general. Un gasto del negocio que no es mercadería: renta, luz, agua, sueldos administrativos. Se registra aparte de las compras, con su propio número, con la forma GA-2026-000001.
Anulación. Dejar sin efecto una compra o un gasto, conservando su rastro: quién la anuló, cuándo y por qué.