Imputar compras y gastos a una partida

Imputar es decirle al sistema a qué proyecto, y dentro de él a qué partida, pertenece un gasto.

Sin esto, el dinero se gasta pero el presupuesto no lo ve. Con esto, cada partida muestra cuánto lleva gastado y si se está pasando.

Esta página es para quien captura compras, gastos o gastos de caja chica.

Quién lo hace

No hay un permiso propio de Proyectos para imputar. Imputa quien ya puede registrar cada tipo de gasto:

Quiere registrar…	Necesita el permiso
Una compra	Registrar compra directa
Un gasto general	Registrar gastos generales
Un gasto de caja chica	Registrar gastos de caja chica
Un fondo nuevo de caja chica	Crear fondos de caja chica

Además, el módulo Proyectos debe estar activo en su empresa. Si no lo está, los campos Proyecto y Partida no aparecen.

De dónde viene el Ejecutado

El Ejecutado de un proyecto es la suma de cinco orígenes. Cada uno elige la partida de forma distinta.

Origen	Cómo se elige la partida	Cómo se llama en el reporte Gastos por proyecto
Compras	Una partida por cada línea de la compra.	Compras
Gastos generales	Una partida para todo el gasto.	Gastos directos
Caja chica	Una partida por cada gasto. El proyecto lo trae el fondo.	Caja chica
Material de bodega	Una partida por cada línea de la entrega. Vea Material de bodega a la obra.	Consumo de inventario
Parte diario aprobado	La que tenga la tarea. Vea Parte diario.	Mano de obra

Una compra cuenta como ejecutado desde que se registra, aunque todavía no esté pagada ni recibida.

Qué partidas aparecen para elegir

Solo aparecen las partidas que no tienen otras partidas adentro. Una fase que ya tiene partidas nunca aparece, porque su importe es la suma de las suyas.

Cada una se muestra con el nombre de su fase, su código y su nombre. Por ejemplo, Cimentación: CIM-02 — Zapatas.

La partida nunca es obligatoria. Si no elige ninguna, el gasto cuenta en el Ejecutado del proyecto, pero no en ninguna partida.

Qué proyectos aparecen para elegir

En Compras, Gastos generales y al crear un fondo de Caja chica, el campo Proyecto solo ofrece los proyectos en estado No iniciado o En ejecución. Un proyecto En pausa, Completado o Cancelado no aparece.

El consumo de material de bodega sí ofrece todos los proyectos, sin importar su estado.

Compras

El ejemplo: la compra de materiales para la partida Zapatas.

Vaya a Menú → Compras → Compras y presione + Nueva compra.
En el campo Proyecto, elija Edificio Demo. La opción por defecto es Sin proyecto.
En cada línea de producto aparece el selector Partida. Elija Cimentación: CIM-02 — Zapatas. Puede escribir en Buscar partida… para encontrarla.
Termine la compra como siempre.

Una compra puede tener líneas para partidas distintas. Por ejemplo, cemento para una partida y varilla para otra.

Si cambia el Proyecto a la mitad de la captura, las partidas que ya había elegido y que no pertenecen al nuevo proyecto se borran solas.

Compra con el proyecto elegido y el selector Partida en cada línea

Gastos generales

Vaya a Menú → Compras → Gastos generales y presione + Nuevo gasto.
Llene Fecha, Monto y Descripción. Estos tres son obligatorios.
En Proyecto (opcional), elija el proyecto.
Aparece Partida (opcional). Elija la partida. Aquí es una sola para todo el gasto.
Si ya lo pagó, agregue el pago en el recuadro Pagos. Si lo deja vacío, el gasto queda a crédito.
Guarde.

El selector Partida (opcional) solo aparece cuando eligió un proyecto y ese proyecto ya tiene partidas.

Caja chica

En caja chica, el proyecto no se elige en cada gasto: lo lleva el fondo.

1. Cree el fondo con su proyecto

Vaya a Menú → Obra → Caja chica y presione + Nuevo fondo.
Escriba el Nombre y el Monto inicial.
En Proyecto (opcional), elija el proyecto.
Presione Crear fondo.

Todos los gastos de ese fondo se cargan a ese proyecto. Una vez creado el fondo, la pantalla no permite cambiarle el proyecto. Si necesita otro, cree un fondo nuevo.

2. Registre un gasto

Presione la fila del fondo para abrirlo.
En Registrar movimiento, elija Tipo: Gasto (resta saldo).
Escriba el Monto.
Si el fondo tiene proyecto con partidas, aparece Partida (opcional). Elija una.
Escriba el Motivo (obligatorio) y, si lo tiene, el N.º de recibo (opcional).
Presione Registrar. Verá Movimiento registrado.

La Reposición (suma saldo) no cuesta al proyecto. Solo los gastos.

Registrar un gasto de caja chica con su partida

Cómo comprobar que quedó bien

Abra el proyecto y entre a la pestaña Presupuesto. En la partida elegida, la columna Ejecutado subió y la Desviación cambió.

Para ver todo junto, use el reporte Gastos por proyecto. Vea Consultar avance y costo.

Presupuesto del proyecto con la partida ya con su gasto imputado

Qué no puede hacer desde aquí

Si necesita…	Qué hacer
Imputar a una fase que ya tiene partidas	No es posible. Elija una de sus partidas.
Cambiar la partida de un gasto ya registrado	Desde estas pantallas no hay cómo. Consulte a su administrador.
Cambiar el proyecto de un fondo de caja chica	No es posible. Cree un fondo nuevo.
Agregar partidas que no existen	Quien gestiona el presupuesto. Vea Armar el presupuesto.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Lo que ve	Qué pasó	Qué hacer
No aparece el campo Proyecto	El módulo Proyectos no está activo en su empresa.	Consulte con Estranet.
Su proyecto no aparece en la lista de Proyecto	Está En pausa, Completado o Cancelado.	El administrador debe cambiar su Estado en el panel administrativo.
No aparece el selector Partida	No eligió proyecto, o el proyecto todavía no tiene partidas, o solo tiene fases vacías.	Elija el proyecto o pida que se arme el presupuesto.
En caja chica no aparece Partida (opcional)	El fondo no tiene proyecto, el proyecto no tiene partidas, o el movimiento es una Reposición.	Revise cada caso.
Un gasto de caja chica no suma al proyecto	El fondo se creó con Sin proyecto.	Cree un fondo nuevo con proyecto.
La suma de la columna Ejecutado del presupuesto es menor que el Ejecutado de arriba	Hay gastos sin partida.	Es normal. Para que no se repita, elija la partida al registrar cada gasto.
Indica el monto. / El monto debe ser mayor a cero.	Falta el Monto, o es 0.	Escriba un monto.
El motivo es obligatorio. / Describe el motivo del movimiento. (caja chica)	Falta el Motivo, o es muy corto.	Escriba al menos 3 caracteres.
Indica la fecha del gasto. / Describe el gasto. (gasto general)	Falta la Fecha o la Descripción.	Llénelas.

Siguiente paso

Consultar avance y costo